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SERVICES TPA

Services d’administration par un tiers (TPA) en assurance vie et rentes

Zinnia offre une administration complète par un tiers et un soutien opérationnel sur mesure aux assureurs vie et rentes. Combinez les services d’administration et le soutien à des processus précis selon vos besoins, avec des responsabilités, des contrôles et des niveaux de service définis pour votre engagement.

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Nous offrons une gamme de solutions d’administration et de soutien

GESTION EXTERNE COMPLÈTE

L’administration complète des polices avec Zinnia

Soutien opérationnel et administratif complet pour les compagnies d'assurance qui souhaitent que Zinnia prenne un rôle opérationnel plus large.

  • Nouvelles affaires et administration des polices
  • Services aux polices en cours et soutien au traitement des sinistres sous l'autorité de l'assureur en matière de sinistres
  • Correspondance et opérations postales
  • Opérations financières et contrôles de conciliation
  • Opérations couvrant les courtiers, les BGA, les IMO, les maisons de courtage, les banques et les canaux directs
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SOUTIEN OPÉRATIONNEL CIBLÉ

Le soutien ciblé avec les Services aux agents

Professionnels expérimentés en assurance, titulaires des permis requis le cas échéant, et flux de travail établis qui étendent l'équipe de la compagnie ou du distributeur sans transfert complet de l'administration.

  • Nouvelles affaires et traitement des dossiers
  • Soutien aux dossiers de souscription
  • Administration des commissions
  • Services aux polices et soutien aux titulaires de police au nom de l'assureur
  • Personnel flexible et suivi des niveaux de service
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Déterminez lesquelles de ces activités sont au cœur de votre entreprise

Avant de choisir un TPA, déterminez où votre compagnie se démarque réellement. La conception des produits, les relations de distribution, la philosophie de souscription et la marque auprès des titulaires de police relèvent généralement du cœur de métier. Les cinq activités ci-dessous relèvent généralement de l’exécution : nécessaires, coûteuses et, lorsqu’elles se déroulent bien, largement invisibles pour le marché. Classez-les selon ce que vous voulez garder en propre, ce que vous voulez garder près de vous sans le bâtir, et ce qu’une autre équipe devrait prendre en charge. Zinnia peut assumer toute partie des deux derniers groupes, dans les limites du périmètre, des pouvoirs, des contrôles et des niveaux de service convenus avec votre équipe.

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Nouvelles affaires

Traiter les nouvelles affaires et les dossiers, y compris l’émission des polices selon les procédures convenues avec l’assureur.

Administration des polices

Administrer les polices, tenir les dossiers à jour et gérer la correspondance et le courrier dans le périmètre convenu.

Service des contrats en vigueur

Traiter les demandes de service et accompagner les assurés selon les processus et les contrôles autorisés par l’assureur.

Traitement des sinistres

Soutenir le traitement des sinistres dans les limites des pouvoirs, des procédures et des contrôles définis par l’assureur. Les décisions relatives aux sinistres restent du ressort de l’assureur, sauf délégation expresse dans l’entente.

Finances et rapports

Prendre en charge les opérations financières, les rapprochements et les rapports opérationnels convenus, avec des contrôles et des responsabilités de revue définis avec l’assureur.

Choisissez un partenaire dont l’expérience est éprouvée à votre échelle

Les problèmes d’administration se manifestent souvent longtemps après la signature du contrat; les antécédents d’un partenaire méritent donc au moins autant d’attention que sa tarification. Demandez à chaque candidat depuis combien de temps il exerce ce travail, à travers combien de cycles de marché, quels canaux de distribution il dessert et à quel volume — puis comparez ces réponses plutôt que les grilles tarifaires. Zinnia administre des contrats d’assurance vie et de rentes pour des assureurs depuis de nombreuses années, auprès des courtiers-dépositaires, des BGA, des IMO, des maisons de courtage, des banques et des canaux de vente directe aux consommateurs. Les chiffres ci-dessous reflètent une seule année de ce travail.

850K
Polices servies par an (environ)
180K
Nouvelles polices émises par an (environ)
$35B
Primes annuelles approximatives traitées dans le cadre des services TPA

Concevez le modèle opérationnel avant de transférer le travail

Le modèle opérationnel relève de la conception, et il est bien plus facile à établir avant une transition qu’à défaire ensuite. Cinq choix pèsent le plus lourd : ce à quoi ressemble la réussite et qui est responsable de quoi, comment le travail est transféré, sur quels systèmes il s’exécute, où se situent les contrôles, et ce que vous continuez de voir une fois que le travail a quitté vos murs. Zinnia a mené ces choix avec des assureurs de tailles et de marchés différents, pour une vaste gamme de produits d’assurance vie et de rentes; nous pouvons donc indiquer où chacun tend à créer des frictions par la suite, au lieu de partir d’une page blanche. Les décisions vous appartiennent.

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Définir les résultats visés et les responsabilités

Partez des résultats que vous visez et de la façon dont les progrès seront mesurés, puis répartissez le travail en conséquence. Convenez des activités que Zinnia effectuera, des processus inclus, des niveaux de service attendus et des limites des pouvoirs délégués; l’assureur demeure responsable des contrats et conserve le risque d’assurance, les pouvoirs sous-jacents et ses responsabilités de surveillance. Désignez qui traite les exceptions, approuve les changements et conserve les pièces justificatives des contrôles, et établissez les voies d’escalade avant tout transfert de travail.

02

Planification et tests de la transition

Nos équipes planifient ensemble le transfert des données, des procédures et des connaissances opérationnelles. Nous établissons les activités de test, de rapprochement et de bascule, ainsi que les critères de préparation et les mesures de continuité convenus pour la transition.

03

Modèle technologique et intégration

Avec vos équipes technologiques et opérationnelles, nous recensons les applications, les données des polices, les documents, les paiements et les connexions aux systèmes dont dépendent les processus convenus. Cette vision commune guide la planification et les tests des intégrations.

04

Contrôle financier et opérationnel

Ensemble, nous définissons les contrôles financiers et opérationnels inclus dans le périmètre convenu, notamment les rapprochements, les contrôles des paiements, les vérifications de qualité et les pièces justificatives d’audit applicables. Nous attribuons les responsabilités et définissons les voies d’escalade pour les exceptions.

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Visibilité après l'externalisation

Nous convenons avec votre équipe des indicateurs de service, des rapports et des modalités de revue. Ils donnent aux deux parties une vision commune des volumes de travail, des dossiers en attente, des exceptions et de la performance par rapport aux attentes établies pour l’engagement.

Planifions la transition avec votre équipe

Nous élaborons le plan de transition avec vos équipes opérationnelles, technologiques et financières, en tenant compte des polices, des procédures, des données et des contrôles à transférer. Ensemble, nous établissons les jalons, les revues de préparation et les voies d’escalade pour soutenir la continuité pendant le transfert des responsabilités.

Lorsque l’engagement comprend aussi une migration de système ou de bloc de contrats, nous coordonnons le transfert de l’administration avec le programme de conversion et de migration, y compris ses exigences de test et de rapprochement.

Suivons la performance tout au long de l’engagement

Nous examinons avec votre équipe la performance du service selon les indicateurs convenus au départ. Les volumes de travail, les dossiers en attente, les exceptions et les problèmes non résolus nous aident à déterminer les points à traiter et à attribuer clairement les prochaines actions.

Votre équipe peut consulter les pièces justificatives de qualité, d’audit et de contrôle relevant du périmètre convenu, y compris les rapprochements financiers et les contrôles de paiement applicables.

Ensemble, nous examinons les tendances de capacité et de performance à mesure que les besoins évoluent, puis convenons des priorités et des ajustements éventuels au périmètre, aux effectifs ou aux attentes de service.

Appuyez-vous sur les systèmes qui accompagnent l’administration

L’administration n’est qu’une partie du modèle opérationnel. Les systèmes situés de part et d’autre — là où naissent les nouvelles affaires, où sont détenues les polices, où arrivent les demandes de service et où un bloc hérité finit par migrer — déterminent la part du travail qui parvient au TPA sans anicroche et celle qui arrive sous forme d’exception.

Chacune des capacités ci-dessous existe par elle-même et fonctionne aux côtés de l’administration que Zinnia assure pour vous : le modèle opérationnel garde ainsi la marge nécessaire pour accueillir de nouveaux produits, canaux ou blocs d’affaires à mesure que vos priorités évoluent. Explorez celles qui correspondent à la direction que prend votre entreprise.

Services aux agents

Étendez l'équipe de la compagnie ou du distributeur avec des professionnels expérimentés en assurance, titulaires des permis requis le cas échéant, et des flux de travail établis, sans transfert complet de l'administration.

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