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CRM ET GESTION D’AGENCE

Logiciels CRM et de gestion d’agence en assurance vie et rentes

Gérez les relations clients, les dossiers en cours, les polices et les commissions avec un logiciel destiné aux cabinets d’assurance vie et de rentes. Découvrez SmartOffice pour les agences et les capacités de gestion des producteurs de Zinnia pour les assureurs.

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Pourquoi les agences en assurance vie et rentes ont besoin d’un CRM conçu pour l’assurance

Chaque cabinet a déjà un CRM. La vraie question est de savoir s’il comprend ce qui suit la conversation : le dossier, l’assureur, la police et la rémunération. Quatre changements rendent cette question difficile à reporter.

  1. La croissance est passée au portefeuille en vigueur

    La rétention, les transformations et la deuxième vente s’ajoutent aux affaires nouvelles. Une fiche de contact sans police, sans date d’anniversaire et sans historique de service ne dit pas à un producteur quel client appeler cette semaine.

  2. Un dossier traverse plus de systèmes qu’avant

    Devis, illustration, proposition électronique, exigences, sélection des risques, émission et commissions vivent ailleurs, et souvent différemment d’un assureur à l’autre. Chaque transfert que le CRM ne voit pas devient une feuille de calcul, un fil de courriels ou un portail de plus.

  3. C’est sur la rémunération que la relation se juge

    Les producteurs évaluent un cabinet à l’exactitude et à la ponctualité de leurs relevés. Partages, hiérarchies, surcommissions et exceptions sont des détails opérationnels qu’un CRM généraliste n’a jamais été conçu pour porter.

  4. Le dossier doit résister à un examen

    Les examens de supervision et de meilleur intérêt demandent ce qui a été recommandé, sur quelle base et à quel moment. Le cabinet y répond à partir de ses propres dossiers, ce qui plaide pour garder cette preuve rattachée à la relation client plutôt que dans un espace de fichiers distinct.

Un logiciel conçu pour l’assurance, pour les agences et les assureurs

On peut faire tenir une police, un dossier en cours ou un barème de commissions dans un CRM généraliste. On y arrive avec des objets personnalisés, un modèle de données que votre équipe entretient pendant toute sa durée de vie et un projet d’intégration par assureur. SmartOffice part de ces données déjà présentes dans le produit : clients et ménages, dossiers en cours auprès de plusieurs assureurs, exigences, polices et comptes, service et commissions.

Les assureurs règlent un autre problème : le réseau de producteurs plutôt que le portefeuille — intégration, hiérarchies d’agences, statut des permis et des nominations, admissibilité et rémunération. Gérer le portefeuille d’une agence et soutenir le réseau d’un assureur sont deux décisions d’achat distinctes, et cette page les garde séparées.

DISTRIBUTEUR / AGENCE

Gérez votre portefeuille

SmartOffice relie les fiches clients, les dossiers en cours, les renseignements sur les polices et les placements, les activités de service et les commissions.

  • Contexte des clients, des ménages, des polices et des comptes
  • Gestion des dossiers en cours auprès de plusieurs assureurs
  • Visibilité sur les exigences et la sélection des risques des dossiers
  • Processus de vente, de service et de suivi
  • Calcul, rapprochement et rapports de commissions selon les règles configurées et les données disponibles des assureurs
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ASSUREUR

Gérez votre réseau de producteurs

Les opérations de distribution des assureurs portent sur l’intégration des producteurs, les hiérarchies, le statut des permis et des nominations, l’admissibilité, la rémunération et la visibilité sur les exigences à satisfaire pour vendre.

  • Gestion des hiérarchies de producteurs et d’agences
  • Intégration, suivi des permis et des nominations, et préparation à la vente
  • Visibilité sur les données disponibles concernant les permis, les nominations, l’admissibilité et la préparation à la vente
  • Règles de commission configurables, relevés et soutien aux versements
  • Mise à jour des données des producteurs et contrôles d’audit
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Ce dont les agences et les conseillers ont besoin d’un CRM d’assurance

La différence ne tient pas aux fonctions CRM de base, mais à la compréhension du travail opérationnel entourant une relation d’assurance. Demandez chacun de ces points en démonstration, avec vos assureurs et vos produits : ce que la plateforme ne peut pas montrer deviendra du travail manuel pour votre équipe.

01

Le contexte des dossiers et des polices

Reliez les contacts et les occasions de vente aux propositions, aux dossiers en cours, aux exigences, aux polices, aux ménages, aux activités de service et au portefeuille.

02

Moins de passages entre les portails des assureurs

Consultez ensemble les statuts de dossiers, les polices, les exigences et les transactions disponibles pour aider à réduire le recours aux feuilles de calcul, aux courriels et aux portails distincts des assureurs.

03

Des commissions que vous pouvez vraiment rapprocher

Comparez la façon dont les relevés sont intégrés, dont les partages et les hiérarchies sont modélisés, dont les exceptions ressortent, et la part du rapprochement qui reste dans une feuille de calcul, selon les règles configurées et les données disponibles des assureurs.

04

Connexions aux données opérationnelles disponibles

Examinez les connexions aux assureurs, les transferts vers la saisie des propositions et les illustrations, les flux de données sur les polices et les placements, les documents, les outils de suivi et le travail manuel qui demeure nécessaire.

05

Des processus adaptés au type de cabinet que vous dirigez

Les IMO, les BGA, les courtiers et les cabinets indépendants n’ont pas les mêmes activités. La plateforme doit prendre en charge les rôles, les contrôles et les processus propres à chacun.

SmartOffice intègre d’emblée les processus d’assurance

Utilisez SmartOffice comme système de référence de votre agence pour les relations clients et les activités quotidiennes. Les équipes peuvent suivre les dossiers en cours auprès de plusieurs assureurs, consulter les renseignements sur les polices et les placements, coordonner le service et rapprocher les commissions dans une même vue, selon les connexions aux assureurs et les flux de données en place.

Il a été conçu pour les cabinets d’assurance et de conseil plutôt qu’adapté d’un CRM généraliste : les ménages, les dossiers, les exigences, les polices et les commissions font partie du produit au lieu d’être des objets personnalisés que votre équipe doit définir, puis maintenir à chaque mise à niveau. La configuration compte toujours — quels assureurs vous connectez, quels processus vous activez, comment vos hiérarchies et vos partages sont établis — mais le modèle de données d’assurance en dessous n’est pas à bâtir.

Ce dont les assureurs ont besoin d’un logiciel de gestion des producteurs

Évaluez la façon dont le logiciel prend en charge l’intégration des producteurs, les hiérarchies, le statut des permis et des nominations, et la rémunération. Demandez aux fournisseurs de montrer les processus qu’utilise votre équipe.

01

Une hiérarchie qui résiste au changement

Les producteurs changent de cabinet, les agences se regroupent et les partages sont révisés. Regardez comment une modification de hiérarchie est saisie, datée et reportée dans la rémunération en aval, et quelle part de cette séquence demeure manuelle.

02

Le statut des permis et des nominations dans une même vue

Évaluez quelles données de permis, de nomination et d’admissibilité sont présentées, d’où elles proviennent et à quelle fréquence elles sont actualisées. L’assureur reste responsable de la décision; le système doit rendre le statut courant facile à consulter.

03

Règles de commission, relevés et exceptions de paiement

Demandez comment les règles sont configurées, comment les relevés sont produits, comment les exceptions sont traitées et quels résultats font autorité pour le paiement par rapport à ceux qui sont indicatifs — la réponse détermine ce que votre équipe des finances doit encore assumer.

04

Une intégration qui raccourcit le délai avant la première vente

Le contrat, les permis, les nominations et les étapes de préparation déterminent la rapidité avec laquelle un nouveau producteur peut vendre. Regardez où la séquence bloque aujourd’hui et ce qu’une plateforme automatise plutôt que de simplement suivre.

05

Piste d’audit et contrôle des données

Les données des producteurs alimentent la rémunération : vérifiez qui peut modifier quoi, ce qui est journalisé, comment les corrections sont faites et ce qu’un examinateur peut reconstituer après coup.

Zinnia soutient les opérations des assureurs liées aux producteurs

Suivez le statut disponible des permis, des nominations et de la préparation à la vente des producteurs, ainsi que les hiérarchies d’agences. Les capacités de soutien aux producteurs de Zinnia prennent aussi en charge les calculs de commissions et les processus de paiement selon les règles configurées de l’assureur. Les assureurs demeurent responsables des décisions relatives aux permis, aux nominations et à l’admissibilité.

Suivez les dossiers de la première conversation jusqu’à la commission

Grâce aux intégrations prises en charge, SmartOffice peut transmettre les renseignements sur les clients et les dossiers vers les devis et les propositions, puis récupérer les statuts de dossiers et les renseignements sur les polices disponibles. Le service et les commissions restent reliés au portefeuille, selon les règles configurées et les données disponibles. Les opérations liées aux producteurs chez l’assureur suivent un processus parallèle.

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Client et producteur

Les dossiers de relation, de ménage et de producteur précisent à qui le dossier est rattaché.

Devis et illustration

Le contexte du dossier accompagne la comparaison des produits et l’illustration.

Saisie de la proposition

Les données disponibles sur la relation et le dossier peuvent être reprises dans la proposition pour aider à réduire la ressaisie.

Dossier en cours et police

Les statuts, les exigences et les renseignements sur les polices disponibles reviennent dans la vue opérationnelle depuis les assureurs connectés.

Service et commissions

Le service après émission ainsi que le calcul, le rapprochement et les rapports de commissions restent rattachés au portefeuille, selon les règles configurées et les données disponibles.

Reliez votre CRM aux devis, aux propositions et au service

Découvrez les outils qui relient les renseignements sur les clients et les dossiers tout au long du processus d’assurance.

Questions courantes sur le CRM d’assurance

Que rechercher dans un CRM pour l’assurance vie et les rentes?

Commencez par le travail entourant la relation client : contexte du ménage et des polices, dossiers en cours auprès de plusieurs assureurs, exigences, service et suivi. Évaluez les flux de données et les intégrations pris en charge, les renseignements disponibles et les tâches qui restent manuelles.

Quelle différence entre un CRM d’assurance et un système de gestion d’agence?

Le CRM porte sur les relations, les occasions de vente et les activités. La gestion d’agence relie ce travail aux dossiers en cours, aux polices, au service et aux commissions du portefeuille. Ces fonctions peuvent se recouper dans un même produit. Comparez les processus couverts plutôt que de vous fier uniquement à l’appellation.

Peut-on plutôt personnaliser un CRM généraliste pour y arriver?

On peut le configurer très loin, et certains cabinets le font. Le compromis est la prise en charge : des objets personnalisés pour les polices, les dossiers, les exigences et les commissions deviennent un modèle de données que votre équipe entretient, avec une intégration par assureur et des tests de non-régression à chaque mise à niveau. Une plateforme conçue pour l’assurance livre ces données et ces connexions comme produit. Comparez le travail total, pas la première démonstration.

La gestion de la distribution d’un assureur équivaut-elle au CRM d’une agence?

Les besoins sont différents. Une agence gère ses relations clients et son portefeuille. Un assureur gère ses réseaux de producteurs, les hiérarchies, l’intégration, le statut des permis et des nominations, et la rémunération. SmartOffice répond aux besoins des agences décrits ici; les capacités de soutien aux producteurs de Zinnia font l’objet d’une discussion distincte. L’assureur reste responsable des décisions relatives aux permis, aux nominations et à l’admissibilité.

Quelles questions poser sur les intégrations CRM?

Demandez quelles connexions aux devis, aux illustrations, aux propositions électroniques, aux polices et aux commissions sont prises en charge pour vos assureurs et vos produits. Confirmez les champs transmis, le retour des statuts, la fréquence d’actualisation des sources et les éléments dépendant de la mise en œuvre. Les données disponibles et les intégrations prises en charge déterminent ce qui peut être transmis.

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